Istnieje szereg uregulowań prawnych dotyczących sposobu reprezentacji podmiotów obrotu gospodarczego. Zanim przystąpimy do zawarcia umowy z potencjalnym kontrahentem, musimy zdawać sobie sprawę, jakie skutki wywiera podpis pod umową złożony przez osobę nieuprawnioną do reprezentacji. Jak zatem zabezpieczyć się przed podpisaniem umowy przez stronę nieuprawnioną do reprezentacji danego podmiotu?
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalności gospodarczą podlegających wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej zasadą jest, że uprawniona do reprezentacji jest osoba widniejąca w ewidencji jako właściciel. Warto zatem zażądać od kontrahenta, aby przedstawił zaświadczenie o wpisie do ewidencji. Nie zawsze jednak jest tak, że kontrahenta reprezentuje właściciel we własnej osobie. W takim wypadku osoba mająca złożyć oświadczenie woli w imieniu przedsiębiorcy powinna okazać swoje pełnomocnictwo do działania w imieniu i na rzecz powyższego podmiotu.
- Spółka jawna --> Co do zasady, zgodnie a art. 29 KSH, „każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę”. Jednakże art. 30 KSH stanowi, że umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa do reprezentacji, albo że jest uprawniony do reprezentacji tylko łącznie z innym wspólnikiem albo prokurentem. Pozbawienie wspólnika prawa reprezentowania spółki może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów na mocy prawomocnego orzeczenia sądu.
Ustanowienie prokurenta - czyli pełnomocnika handlowego, wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki (art. 39 KSH). Prokurent powinien legitymować się dokumentem ustanawiającym prokurę. Listę prokurentów można również sprawdzić w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
- Spółka partnerska --> Spółka partnerska może być zawiązana przez przedstawicieli wolnych zawodów wymienionych enumeratywnie w art. 88 KSH. Zasadą jest, że spółkę partnerską ma prawo reprezentować każdy ze wspólników samodzielnie, chyba, że umowa spółki stanowi inaczej (art. 96 KSH). Pozbawienie partnera prawa reprezentowania spółki może nastąpić tylko z ważnych powodów, uchwałą powziętą większością ¾ głosów przy kworum 2/3 wszystkich partnerów. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymogi powzięcia uchwały (art. 96 par.
Pozbawienie prawa reprezentacji staje się skuteczne w chwili wpisu do rejestru. Umowa spółki partnerskiej może przewidywać również powołanie zarządu do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentowania. Wtenczas nie stosuje się art. 96 KSH. Do zarządu spółki partnerskiej stosuje się odpowiednio przepisy o zarządzie spółki z o.o.
- Spółka komandytowa --> Spółkę komandytową reprezentują na podstawie art. 117 KSH komplementariusze, którzy nie zostali pozbawieni prawa reprezentacji na podstawie umowy spółki bądź prawomocnego orzeczenia. Komandytariusz może reprezentować spółkę tylko jako pełnomocnik. Za zobowiązania spółki w pierwszej kolejności odpowiada sama spółka. Jeżeli egzekucja wobec spółki wypadnie bezskutecznie, subsydiarnie, jak wspólnicy spółki jawnej odpowiadają komplementariusze. Odpowiedzialność komandytariuszy ograniczona jest do wysokości sumy komandytowej. Komandytariusz jest wolny od odpowiedzialności za zobowiązania spółki w granicach wartości wkładu wniesionego do spółki. Jeżeli więc przyjmiemy, że suma komandytowa wynosi 20 000 zł, a komandytariusz wniósł do spółki 15 000 zł, odpowiada tylko w zakresie 5 000 zł.
Spółka komandytowo-akcyjna --> Analogicznie, jak w spółce komandytowej – prawo do reprezentacji spółki przysługuje komplementariuszom. Akcjonariusze nie mają prawa reprezentacji. Nie ponoszą również odpowiedzialności za zobowiązania spółki.
Spółka z o.o. --> Reprezentowanie i prowadzenie spraw spółki jest zarezerwowane co do zasady dla zarządu. Jeśli zarząd spółki jest wieloosobowy, sposób reprezentowania spółki określa umowa. Jeśli umowa spółki nie stanowi w tym temacie nic, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.Ustanowienie prokury, wygaśnięcie, oraz zasady działania regulują przepisy kodeksu cywilnego (art. 109 zn.1 -109 zn. 9).
Odpowiedzialność za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ponosi spółka. Jeżeli egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna, solidarnie za zobowiązania spółki odpowiadają członkowie zarządu. Jednakże na podstawie art. 299 §2 członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności, o której mowa w §1 jeżeli wykaże, że w właściwym czasie złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe, albo, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody.
Pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego – aby skutecznie dokonać czynność prawną wymagającą formy szczególnej – aktu notarialnego, pełnomocnictwo powinno być udzielone w tej samej formie. (np. pełnomocnictwo do zbycia nieruchomości w imieniu spółki)
Skutki prawne umowy podpisanej przez osobę nieuprawnioną (falsus procurator) reguluje art. 103 KC:
§ 1. Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.
§ 2. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.
§ 3. W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę w cudzym imieniu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.
